Objectif
Gestion globale, administrative et financière du projet PURSEA
Description
Le projet fait l’objet d’une co-coordination, P1 - HANU sera en charge de la coordination des aspects scientifiques et pédagogiques, tandis que P2 - AUF-ASBL et P3 - AUF-DRAP (entité affiliée) coordonnent les aspects opérationnels, administratifs et financiers.
P2 et P3 sont responsable de la coordination de l’ensemble du projet en lien étroit avec P1 qui veille au respect du plan de travail.
P1, P2 et P3 composent le Bureau Exécutif (BE) et se réunissent régulièrement à distance par visioconférence et en présentiel au moment des Comités.
Les ressources financières sont versées à P1 HANU qui redistribue à P2 AUF-ASBL et P3 AUF-DRAP.
P2 s’occupe du décaissement et de la répartition budgétaire pour les partenaires des pays programmes en fonction du planning des activités prévues.
P3 assure le décaissement, le reversement et la gestion financière de la subvention pour les EES du Vietnam et du Cambodge.
Toutes les pièces comptables numérisées des partenaires membres du consortium, sont centralisées par P3, et ce sont les comptables locaux de chaque EES partenaires qui archivent les pièces physiques et les partenaires qui complètent les documents à temps.
Les EES des pays partenaires gèrent les ressources qui leur sont allouées (frais de personnel essentiellement) et veillent à ce que les activités/évènements liés au projet se déroulent dans des conditions optimales au sein de leurs établissements respectifs, notamment au moment des regroupements, des évalutations (mi-parcours et finale) de la co-conception, et autre.
P3 gère administrativement les déplacements, les séjours, et les équipements pour les partenaires asiatiques.
Les 3 comités constitués dans le WP1 complètent la structure organisationnelle du projet :
Comité de pilotage, comité des workpackages, comité interne du projet (CoPil, CoWoP, CIP). Sans perdre de vue les objectifs du projet, ils veillent à ce que le planning des activités et le budget soient respectés.
Le Comité de pilotage (CoPil) se réunira 4 fois durant toute la durée du projet. Il est composé d’un référent par EES partenaire et est chargé de la conduite d’ensemble du projet, de la définition de la stratégie, de la supervision des activités, du budget et des équipes au sein de leur EES.
Le Comité des leaders de WP (CoWoP) est composé de l’ensemble des leaders de WP. Ils coordonnent leur WP, rendent des comptes sur l’avancement des activités et rédigent, en collaboration avec P1, les livrables attendus. Chaque leader de lot coordonne son lot en étroite collaboration avec un EES partenaire, choisie en fonction de ses compétences et spécificités. L’appropriation du dispositif du côté vietnamien et cambodgien ne pourra se faire que si tous les EES partenaires sont mobilisés et impliqués.
Le Comité Interne du Projet (CIP) est constitué d’un chef d’équipe par EES partenaire qui va s’entourer d’une équipe interne au projet composé de personnel administratif, technique et financier pour rendre opérationnel le projet et faire le suivi au quotidien. Le pilotage se fera par les chefs d’équipe qui transfèrent toutes les informations et les outils méthodologiques de réalisation du projet PURSEA.
P1, P2 et P3, travaillent ensemble à l’harmonisation des échanges et à l’opérationnalité des 3 comités dès le début du projet.
Tâches
Assurer la gestion scientifique globale (HANU)
- Établir les plans de travail en accord avec les leaders de WP : personnels impliqués, coordination des travaux scientifiques, stratégie;
- Fluidifier le mode de fonctionnement et tenir les délais, en particulier sur l’avancement des rapports scientifiques ;
Assurer la gestion administrative et financière globale (AUF)
La coordination se fait à Bruxelles et à Hanoï par l’intermédiaire de deux coordinatrices qui s’occupent de tous les aspects administratifs et financiers liées au projet :
- Assurer la coordination des activités du projet ;
- Mobiliser les partenaires du projet ;
- Coordonner la production des rapports techniques, administratifs et financiers y compris les rapports intermédiaire et final UE ;
- Mettre à jour et faire le suivi des outils de pilotage du projet
- Coordonner les événements et mettre en place la logistique (voyages, regroupements, réunions, etc.) en lien avec les universités organisatrices ;
- Rendre compte devant le CoPil ;
- Veiller au respect de la répartition budgétaire validé dans le WP1 ;
- Gérer les ressources allouées au projet et en faire le suivi financier ;
- Assurer la comptabilisation de l’ensemble des dépenses du budget, collecter et conserver les pièces comptables (numérisées) ;
- Faire un suivi auprès des comptables locaux pour une bonne gestion des pièces comptables papiers ;
- Faciliter l’audit externe prévu à la fin du projet ;
Un assistante administrative basée à Hanoï viendra renforcer l’équipe pour les aspects opérationnels.
Assurer la gestion administrative et financière du projet (Partenaires)
- Renforcer les capacités, de mise en œuvre du projet, des partenaires en termes de gestion administrative et financières en lien avec les procédures de l’UE en vigueur.
- Les partenaires sont responsables des ressources qui leurs sont allouées dans le cadre du projet, ils doivent en rendre compte et les utiliser conformément au budget validé.
- Des référents administratifs et financiers assurent la gestion des ressources et la mise en place des activités au sein de leurs établissements respectifs.
Renforcer les capacités des membres des trois comités de gouvernance du projet
Au moment du lancement, il s’agit de co-définir les rôles et responsabilités des membres du COPIL, COWOP et CIP. Les capacités des membres seront au fur et à mesure renforcées selon les impacts et objectifs visés.
Le CoPil se réunit 4 fois lors des grands rassemblements pour évaluer et valider le travail accompli. Pour optimiser au maximum les déplacements, les comités (CoWoP, CoPil, CIP et CSE) auront lieu la même semaine au même endroit pendant une séquence totale de travail de 15 jours.
- 1ère réunion : lancement à Hanoï, février 2020
- 2ème réunion : Ho Chi Minh, novembre 2020
- 3ème réunion : Phnom Penh, octobre 2021
- 4ème réunion : clôture à Phnom Penh, janvier 2023
Le CoWop se réunit régulièrement à distance en visioconférence et au même moment que le CoPil ainsi qu’à l’occasion du voyage d’étude à Nancy (mars 2020).
Le CIP se réunit 3 fois par an en présentiel, au Vietnam ou au Cambodge, pour réduire les coûts de déplacement, et une fois en France à Nancy. Les chefs d’équipe veillent au bon fonctionnement du projet et connaissent parfaitement l’état d’avancement des activités.
Le Bureau exécutif est composé de la co-coordination et se réunira à distance autant que possible et en présentiel au moment des grands rassemblements et réunions intermédiaires. Ce bureau aura pour tâche principale de préparer les comités et de coordonner le consortium au quotidien. Il s’agira également de préparer et effectuer les paiements aux partenaires en fonction des activités planifiées.
Coordinations
