Mục tiêu
Quản trị toàn cầu và Quản lý tài chính của Dự án PURSEA
Sự miêu tả
Dự án là chủ đề điều phối, P1 - HANU sẽ chịu trách nhiệm điều phối hoạt động khoa học và giáo dục, trong khi P2 - AUF-ASBL và P3 - AUF-DRAP (các đơn vị liên quan) điều phối các hoạt động hành chính và tài chính.
P2 và P3 chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ dự án với sự cộng tác chặt chẽ với P1, đảm bảo tuân thủ kế hoạch làm việc.
P1, P2 và P3 tạo thành Ban điều hành (BE) và tổ chức các cuộc họp từ xa thường xuyên bằng băng video và các cuộc họp trực tiếp trong ủy ban.
Nguồn tài chính được trả cho P1 HANU, phân phối cho P2 AUF-ASBL và P3 AUF-DRAP.
P2 tập trung vào việc phân phối và phân bổ ngân sách cho các đối tác trong quốc gia thực hiện chương trình theo kế hoạch hành động đã định.
P3 đảm bảo chi phí, hoàn trả và quản lý tài chính của các khoản tài trợ cho A.E. NÓ. E. Ở Việt Nam và Campuchia.
Tất cả các tài liệu kế toán kỹ thuật số của các đối tác là thành viên của Liên minh được chuẩn bị bởi Gói 3 và chính kế toán địa phương của HEI, đối tác lưu giữ các tài liệu hiện vật và đối tác hoàn thành các tài liệu đúng hạn.
HEI của các quốc gia đối tác quản lý các nguồn lực được phân bổ cho họ (chủ yếu là chi phí nhân viên) và đảm bảo rằng các hoạt động / sự kiện liên quan đến dự án diễn ra trong điều kiện tối ưu tại các tổ chức tương ứng, đặc biệt khi tập trung đánh giá thiết kế chung. (Giữa kỳ và cuối kỳ) và những người khác.
P3 Administration quản lý việc đi lại, ăn ở và trang thiết bị cho các đối tác Châu Á.
Ba ủy ban được thành lập tại WP1 đã hoàn thành việc tái cấu trúc dự án:
Ban chỉ đạo, Ban công tác, Ban kế hoạch nội bộ (CoPil, CoWoP, CIP). Không làm mất mục đích của dự án, họ đảm bảo rằng lịch trình hoạt động và ngân sách được tôn trọng.
Ban chỉ đạo (COPI) sẽ họp bốn lần trong suốt thời gian dự án. Nó được phát triển bởi một tài liệu tham khảo cho mỗi đối tác HEI và chịu trách nhiệm về việc thực hiện chung của dự án, xác định chiến lược, giám sát các hoạt động ngân sách và các nhóm trong HEI của họ.
Ban chỉ đạo WP (CoWoP) bao gồm tất cả các nhà lãnh đạo WP. Họ điều phối WP của họ, báo cáo về tiến trình của hoạt động và viết với sự cộng tác của P1, truyền tải dự kiến. Mỗi nhà lãnh đạo đất đai điều phối công việc của mình với sự cộng tác chặt chẽ với các đối tác HEI được lựa chọn phù hợp với các kỹ năng và đặc thù cụ thể của họ. Sự hiểu biết về các cơ chế của phía Việt Nam và Campuchia chỉ có thể thực hiện được nếu tất cả các đối tác được huy động và tham gia.
Ủy ban Kế hoạch Nội bộ (CIP) được tạo thành từ một trưởng nhóm cho mỗi đối tác, HEI, người sẽ bao quanh nhóm dự án nội bộ do nhân viên quản trị tài chính và kỹ thuật thành lập để thực hiện dự án và giám sát dự án thường xuyên hàng ngày. Việc quản lý sẽ được thực hiện bởi trưởng nhóm, người chuyển giao tất cả các thông tin và phương pháp thực hiện dự án PURSEA.
P1, P2 và P3 làm việc cùng nhau để tạo điều kiện chuyển đổi và làm cho ba hoa hồng hoạt động ngay từ khi bắt đầu dự án.
Nhiệm vụ
Đảm bảo Quản lý Khoa học Toàn cầu (Han Yu)
- Xây dựng kế hoạch làm việc thống nhất với lãnh đạo WP: nhân viên tham gia điều phối công việc khoa học và chiến lược;
- Xây dựng kế hoạch làm việc thống nhất với Lãnh đạo WP: Nhân viên tham gia điều phối công việc chiến lược; Lập kế hoạch làm việc bằng cách bỏ tấn công mạng với
- Lãnh đạo WP: Nhân viên tham gia điều phối công việc, khoa học, khoa học.
Đảm bảo Quản lý Tổng hợp và Quản lý Tài chính (AUF)
Hòa giải đang được tiến hành tại Brussels và Hà Nội thông qua hai điều phối viên tập trung vào tất cả các khía cạnh hành chính và tài chính của dự án.
- Điều phối các hoạt động của dự án
- Tập hợp các đối tác dự án;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất các báo cáo kỹ thuật, hành chính và tài chính, bao gồm cả báo cáo giữa kỳ và báo cáo cuối cùng của Liên minh Châu Âu.
- Cập nhật và giám sát các công cụ quản lý dự án
- Điều phối các sự kiện và tổ chức hậu cần (du lịch nhóm, hội họp, v.v.) kết hợp với Trường Đại học Tổ chức.
- Báo cáo cho CoPil;
- Đảm bảo tuân thủ phân bổ ngân sách hợp lệ trong WP1.
- Quản lý các nguồn lực được phân bổ cho các dự án và giám sát tài chính.
- Đảm bảo hạch toán, hạch toán mọi chi phí, thu thập và lưu trữ chứng từ kế toán (kỹ thuật số)
- Theo dõi với kế toán địa phương để quản lý phù hợp các tài liệu kế toán trên giấy.
- Phối hợp đánh giá bên ngoài theo kế hoạch khi kết thúc dự án.
Trợ lý hành chính tại Hà Nội sẽ tăng cường đội ngũ cho các khía cạnh hoạt động.
Đảm bảo quản lý hành chính và tài chính của dự án (đối tác)
- Tăng cường năng lực thực hiện các dự án đối tác liên quan đến quản lý hành chính và tài chính liên quan đến các thủ tục hiện hành của EU.
- Các đối tác chịu trách nhiệm về các nguồn lực được phân bổ cho họ trong khuôn khổ dự án, họ phải bao gồm và sử dụng chúng phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt.
- Cố vấn hành chính và tài chính đảm bảo việc quản lý các nguồn lực và việc thực hiện các hoạt động trong các tổ chức tương ứng của họ.
Nâng cao năng lực cho các thành viên của ba ban quản lý dự án
Khi bắt đầu quá trình, vấn đề là phối hợp vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong Nhà Trắng. Trắng. យ. A. Năng lực của các thành viên sẽ từng bước được tăng cường phù hợp với tác động và mục tiêu.
Coco gặp gỡ bốn lần trong các cuộc họp lớn để đánh giá và xác nhận công việc. Để tối đa hóa hiệu quả du lịch nhiều nhất có thể, hoa hồng (CoWoP, CoPil, CIP và CSE) sẽ gặp nhau trong cùng một tuần với tổng cộng 15 ngày.
- Cuộc họp đầu tiên: Khai mạc tại Hà Nội, tháng 2 năm 2020
- Cuộc họp thứ hai: Hồ Chí Minh tháng 11 năm 2020
- Cuộc họp lần thứ ba: Phnom Penh, ngày 20 tháng 10 năm 2021
- Cuộc họp lần thứ 4: Bế mạc tại Phnom Penh tháng 1 năm 2023
Kokow thường xuyên gặp gỡ từ xa trên băng video và đồng thời với Copy, cũng như trong chuyến nghiên cứu của anh ấy đến Nan (tháng 3 năm 2020).
CIP họp ba lần một năm trực tiếp tại Việt Nam hoặc Campuchia để giảm chi phí đi lại và một lần tại Pháp tại Nan. Ban lãnh đạo nhóm đảm bảo rằng dự án chạy trơn tru và nhận thức được tiến độ của các hoạt động.
Ban điều hành bao gồm các điều phối viên và sẽ họp càng xa càng tốt và trong các cuộc họp chung và các cuộc họp trung gian. Nhiệm vụ chính của văn phòng này là tổ chức ủy ban và điều phối hiệp hội hàng ngày. Nó cũng bao gồm việc sắp xếp và thanh toán cho các đối tác dựa trên các hoạt động đã được lên kế hoạch.
Sự phối hợp
Sự phối hợp
Những người tham gia
Tất cả các đối tác đều tham gia
