Objectif
Sensibilisation au projet et mise en place des règles de gestion
Description
Le point d’ancrage de ce lot d’activités est le séminaire de lancement (Kick Off meeting) qui englobe toutes les activités de préparation requises pour un pilotage et une mise en œuvre efficace du projet.
Ce Kick-Off est l’occasion de tenir les premiers comités : Comité de Pilotage (CoPil), Comité des Leaders de WP (CoWoP), Comité interne du projet (CIP) et de réunir toutes les parties prenantes lors d’un atelier de sensibilisation au projet PURSEA.
Ce rassemblement est également l’occasion de mettre en place le cadre de gestion du projet par une formation des chefs d’équipe, qui composent le CIP, aux procédures administratives et financières de l’UE.
Les modalités de communication interne et externe incluant la conception du site Internet et de la plateforme participative sont également présentées au moment du lancement.
L’organisation des tâches décrites ci–après sera séquencée en conférences, en ateliers de formation et en temps d’échanges animés par les différents partenaires pour une meilleure appropriation des contenus et des objectifs.
Tâches
Atelier de lancement
L’atelier de lancement est tenu à Hanoï durant 2 jours. Il a réuni les partenaires principaux et les partenaires associés, que sont notamment les Recteurs des universités et les hauts responsables ministériels.
Lors du lancement le plan de travail des 3 années du projet et la répartition budgétaire entre les partenaires ont été validés.
Les 3 comités, CoPil, CoWoP et CIP, sont mis en place avec leurs membres respectifs et tiennent leurs premières réunions dans la foulée des conférences inaugurales.
Il est prévu que ces conférences soient traduites dans les trois langues, vietnamien, cambodgien et français, grâce à un système de traductions simultanées en cabine.
Formation aux règles administratives et financières du projet
Les outils de gestion sont définis en amont du projet et un manuel des procédures définissant les règles de gestion est élaboré par P2. Une présentation de ces outils est réalisée lors d’une journée de formation à destination des membres du CIP pour une utilisation optimale. Elle est organisée à la suite des 2 jours de lancement. Cette formation intègre un volet assurance qualité.
Accord de partenariat au sein du consortium
À l’issue de l’atelier de lancement, les conventions-cadres de partenariat sont ajustées et envoyées pour signature à tous les partenaires.
Coordinations
